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Diseño y salud de la oficina: una revisión sistemática

En los sectores gubernamental, de salud y educación terciaria de muchos países, entre ellos Nueva Zelandia, el diseño de lugares de trabajo está cambiando de la provisión de oficinas individuales para los empleados, a espacios de trabajo compartidos o de planta abierta. Las oficinas de planta abierta pueden ir desde grandes áreas con escritorios dispuestos en filas, a veces llamados “bolígrafos”, hasta escritorios separados por divisores de diferentes alturas.1 Las revisiones anteriores de la literatura han sugerido que los espacios de trabajo de planta abierta tienen efectos perjudiciales en 2,3 por lo que el uso cada vez mayor de espacios de trabajo compartidos puede tener implicaciones para la salud pública para la fuerza de trabajo de Nueva Zelandia.

El uso cada vez mayor de oficinas de planta abierta en el sector público refleja cambios anteriores en el diseño de lugares de trabajo corporativos, donde las oficinas de planta abierta se introdujeron a partir de la década de 1920, convirtiéndose en común en la década de 1970.1,4 El ahorro de costos es un importante motor para las oficinas de planta abierta, porque este diseño es más barato de construir, y permite acomodar a más empleados en un área determinada.5,6 Por ejemplo, se ha informado de que entre el 10 y el 20 % del gasto total de una universidad se puede tomar en la provisión de espacio, y que el ahorro de costos puede ser reevaluando la cantidad de espacio proporcionado para el trabajo académico y de investigación.4 Se ha argumentado que el enfoque en la contención de costos y el aumento de la eficiencia es un ejemplo de ‘nuevo managerialismo’.4,7 Esencialmente, esto puede entenderse como la imposición de técnicas, más generalmente asociadas a las medianas y grandes empresas “con fines de lucro”, al sector público y a las organizaciones voluntarias”.7 Más allá de las consideraciones de coste, Nikolaeva y Russo señalan que “el poder y la política se comunican a través del espacio físico”, 8 por lo que significan que el diseño del espacio da expresión física a una jerarquía de dominio en el lugar de trabajo.

Los argumentos de que las oficinas de planta abierta proporcionan espacios de trabajo flexibles y colaborativos con frecuencia se presentan para justificar su implementación,9-11, pero los empleados rara vez son consultados,8 y la investigación empírica ha encontrado que la mejora de la accesibilidad puede ser superado por el aumento del ruido y la distracción.12,13 Roderick sostiene que los espacios de trabajo de planta abierta dan expresión a las ideologías neoliberales que normalizan la desregulación y la “flexibilización” del trabajo.14 Se argumenta que este enfoque del diseño de oficinas es ideológico, no basado en hallazgos empíricos, y puede no ser sólo perjudicial para el trabajo requerido, sino también perjudicial para el bienestar físico y social.8 Por lo tanto, es importante determinar si el uso cada vez mayor del espacio de trabajo compartido tiene implicaciones para la salud Trabajadores de Nueva Zelanda. Aquí proporcionamos una revisión sistemática de las investigaciones recientes sobre los efectos del espacio de trabajo compartido en la salud de los empleados.

Método

Revisamos la literatura sobre los efectos del diseño del lugar de trabajo en la salud, utilizando la amplia definición de salud de la OMS; “Un estado de completo bienestar físico, mental y social y no sólo la ausencia de enfermedad o enfermedad”15 para que se incluyan los efectos del diseño del lugar de trabajo en el bienestar psicológico y la satisfacción laboral, así como resultados como la ausencia por enfermedad. La pregunta de la investigación fue: “¿El diseño del lugar de trabajo (específicamente las oficinas individuales en comparación con los espacios de trabajo compartidos) afecta a la salud de los trabajadores?”

La búsqueda se llevó a cabo utilizando Medline, Embase, PsychInfo, Sociological Abstracts, Web of Science, Scopus, Education Source, EBSCO y Google Scholar. Palabras clave incluidas: diseño de interiores y mobiliario; diseño y construcción de instalaciones; plan abierto; oficina o lugar de trabajo; diseño o diseño o espacio; hot-desk; licencia por enfermedad; ruido ocupacional; psicología, industrial; ausentismo; eficiencia; satisfacción laboral; el presentismo; rendimiento y análisis de tareas; estudios de tiempo y movimiento; simplificación del trabajo; gestión del tiempo; productividad o rendimiento o privacidad en el lugar de trabajo; Eficiencia. La búsqueda se limitó a publicaciones en inglés, publicadas entre 2000 y 2017. También se buscaron listas de referencia de las publicaciones que cumplen con nuestros criterios de inclusión (consulte la sección Resultados a continuación).

Debido a que la mayor parte de la investigación publicada sobre el diseño y la salud del lugar de trabajo, la satisfacción laboral y la productividad es observacional, y algunos estudios generaron hallazgos cualitativos, se trata de una revisión sistemática en lugar de un metanálisis, aunque utilizamos el PRISMA marco16 como guía. Los resultados de los estudios revisados se han agrupado en temas de acuerdo con los resultados primarios medidos en los estudios.

Resultados

En la búsqueda de literatura se identificaron 15 estudios pertinentes (Figura 1) que abordan los efectos sobre la salud de las oficinas compartidas o de planta abierta en comparación con las oficinas individuales, publicados entre 2000 y 2017. Los 15 estudios pertinentes fueron estudios observacionales en lugar de intervencionistas, y difería en los resultados primarios, por lo que no pudimos llevar a cabo un metaanálisis. Utilizamos un enfoque coherente para determinar la calidad del estudio mediante la evaluación de las amenazas a la validez interna (oportunidad, sesgo y confunción) y la validez externa (generalización); resumidos en la columna de comentarios del Cuadro 1.

Figura 1: Identificación de investigaciones relevantes.

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Se excluyeron los estudios si i) no abordaban la cuestión de la investigación sobre si el diseño del lugar de trabajo (específicamente las oficinas individuales en comparación con los espacios de trabajo compartidos) afecta la salud de los empleados (estudios sobre espacios de coworking, aspectos de la oficina de planta abierta diseño como el tamaño del cubículo, la altura de la partición, la iluminación, la calidad del aire interior, el control térmico, las técnicas de enmascaramiento de ruido y la ergonomía fueron excluidos), ii) no se publicaron en revistas revisadas por pares, (iii) fueron piezas de opinión o estudios de caso, (iv) fueron revisados artículos en lugar de informes de estudios individuales. Los resultados de los 15 estudios se presentan a continuación agrupados en temas de acuerdo con los resultados primarios medidos en los estudios (ausencia de enfermedad; salud y bienestar; satisfacción del empleo; concentración), y resumidos en el Cuadro 1.

Tabla 1: Resumen de los estudios incluidos en la revisión sistemática.

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Ausencia de enfermedad

Una encuesta nacional transversal de 14.969 empleados daneses de 18 a 59 años, que trabajaban en una variedad de entornos de oficina (proporción de respuesta 62%), encontró que la ausencia por enfermedad era mayor en el plan abierto que en las oficinas celulares (individuales). La ausencia por enfermedad se relacionó estadísticamente significativamente con tener un mayor número de ocupantes en la oficina después de ajustarse para confundirse por edad, sexo, estado socioeconómico, índice de masa corporal, consumo de alcohol, hábitos de tabaquismo y actividad física durante tiempo libre. En comparación con las oficinas de telefonía móvil, los ocupantes de oficinas de dos personas tenían un 50% más de días de ausencia por enfermedad; riesgo relativo (RR) 1,50, intervalo de confianza del 95% (IC del 95%) 1,13–1,98; los ocupantes de oficinas de tres a seis personas tenían un 36% más de días de ausencia por enfermedad (RR 1,36, IC del 95% 1,08-1,73); y los ocupantes en oficinas de planta abierta (6 personas) tenían un 62% más de días de ausencia por enfermedad (RR 1,62, IC del 95% 1,30–2,02).17

Un estudio longitudinal sueco de 1.852 empleados de 16 a 64 años (proporción de respuesta 57%) se encontraron resultados similares, ajustados por sexo, edad, sector del mercado laboral y puesto de trabajo.18 Se encontraron riesgos elevados de ausencia por enfermedad corta (una semana o menos) entre los empleados de las oficinas de planta abierta en comparación con las oficinas individuales. Se notificaron ratios de probabilidades (OR), con empleados en pequeñas oficinas de planta abierta (OR 1.9, IC del 95% 1.16–3.1) oficinas de planta abierta de tamaño medio (OR 1.92, IC del 95% 1.08–3.4) y grandes oficinas de planta abierta (OR 1.82, 95% CI 1.14–2.88) estadísticamente más probable que tengan estadísticamente más probabilidades de tener licencia por enfermedad que las de oficinas individuales. El único resultado estadísticamente significativo para la ausencia por enfermedad prolongada (más de una semana) fue para las mujeres en grandes oficinas de planta abierta (OR 2.14, IC 95% 1.08–4.26).

Salud y bienestar

Un estudio longitudinal de 12 meses de 71 empleados en Suecia (proporción de respuesta 70%) que se trasladó de oficinas individuales a oficinas de plan abierto encontró un deterioro estadísticamente significativo en la salud percibida (p-0.002) y el rendimiento (pág. 0,026) 12 meses después de que los empleados se hubieran mudado de oficinas individuales a un espacio de oficina de planta abierta19.

Se llevó a cabo un estudio transversal de 207 trabajadores de seguros alemanes con trabajos similares, en oficinas con diferente densidad de espacio de trabajo (desde oficinas individuales hasta plan abierto con 30 ocupantes), para determinar si la densidad del espacio de trabajo estaba asociada con salud física y mental.20 La proporción de respuesta a una encuesta en línea fue del 83%, y los encuestados pidieron que indicaran el número de personas que trabajaban en su espacio de oficina cerrado. El análisis de regresión logística, ajustado por la edad, mostró que una mayor densidad del espacio de trabajo se asoció con mayores factores de estrés del trabajo psicosocial y la insatisfacción ambiental, que, a su vez, se asociaron con una salud física más pobre.

En un estudio transversal australiano, 1.000 trabajadores de oficina que se habían ofrecido para participar en la investigación completaron un cuestionario en línea que fue diseñado para recopilar datos sobre los efectos socioemocionales de los espacios de trabajo compartidos.21 El cuestionario buscó el cuestionario buscado información sobre el alcance del intercambio en el espacio de trabajo, las “demandas” tales como distracciones, comportamientos poco cooperativos, desconfianza y relaciones negativas, y “recursos” (aspectos positivos de compartir) como las amistades de los compañeros de trabajo y el apoyo de los supervisores. El estudio encontró que los entornos de trabajo compartidos, en particular el hot-desking, estaban asociados con mayores demandas y menores oportunidades de amistad . Los entornos de trabajo compartidos se asociaron con percepciones de una supervisión menos solidaria.

Satisfacción laboral

Una encuesta post-ocupación comparó dos entornos académicos de nuevo diseño en el Reino Unido. El primero (entorno A) fue un diseño en el que 32 académicos tenían acceso a recursos compartidos y a sus propios espacios de trabajo en un área de planta abierta. El segundo (entorno B) es un diseño en el que 28 académicos tienen acceso a recursos compartidos y a sus propias oficinas individuales designadas. Se utilizaron cuestionarios autoadministrados (no se proporcionaron proporciones de respuesta). La satisfacción de los ocupantes se informó de que era estadísticamente significativamente mayor para el entorno B que para el entorno A; sin embargo, algunas medidas utilizadas para evaluar la satisfacción diferían entre los dos entornos, y no se proporcionaron valores p22.

La Universidad de California en Berkeley Center for the Built Environment llevó a cabo un análisis de su base de datos de respuestas a encuestas a 42.764 trabajadores de oficina en una variedad de lugares de trabajo.23 Las encuestas utilizaron un instrumento validado y estandarizado; el cuestionario de evaluación posterior a la ocupación, uno de los instrumentos más utilizados para encuestar a los trabajadores sobre su satisfacción con la calidad ambiental interior (IEQ) de sus lugares de trabajo, incluyendo satisfacción general, temperatura, buena privacidad, privacidad visual, nivel de ruido, facilidad de interacción, limpieza y mantenimiento del edificio. En Canadá se llevó a cabo un estudio longitudinal de 80 personas que fueron reubicadas de oficinas tradicionales a oficinas de planta abierta. Este estudio había sido solicitado por la organización en la que se llevó a cabo la reubicación, para evaluar el efecto a largo plazo del rediseño de la oficina en la satisfacción y productividad de los empleados y para determinar si el cambio en las oficinas de planta abierta debe implementarse en toda la organización. Se distribuyeron tres cuestionarios a 80 empleados, y 21 participantes devolvieron todos los cuestionarios en los tres intervalos de tiempo, antes de la mudanza, cuatro semanas después de la mudanza y cinco meses después de la mudanza (proporción de respuesta del 26%).

Un estudio transversal de 93 trabajadores de cuello blanco a tiempo completo (método de muestreo y proporción de respuesta no notificado) en una variedad de trabajos en una universidad en los Estados Unidos encontró que la asociación entre la densidad del espacio de trabajo y las reacciones de los empleados no podía ser “plenamente entendida a menos que también se tenga en cuenta las variables organizativas adicionales, a saber, las características del empleo y la permanencia”.24 En general, la densidad del espacio de trabajo se correlacionó negativamente con la satisfacción del empleo (p-0,05) y el compromiso organizativo (p-0,05). La alta densidad del espacio de trabajo se asoció inversamente con la satisfacción laboral de las personas con alta complejidad laboral y alta permanencia organizativa (pág. 0,05). La satisfacción del trabajo no se asoció con la densidad del espacio de trabajo para aquellos con alta complejidad y baja permanencia, o aquellos con baja complejidad laboral independientemente de la tenencia.

En los Países Bajos se llevó a cabo un estudio longitudinal en el que participaron 73 trabajadores en tres departamentos. Aunque esto fue reportado como un estudio de caso, también se puede describir como un pequeño estudio longitudinal de los trabajadores que hicieron la transición de un entorno de trabajo tradicional, donde cada departamento tenía su propio espacio de trabajo, a un nuevo diseño de oficina flexible. El nuevo diseño comprendía un área compartida única con una variedad de espacios de trabajo (como salas de reuniones y espacios de trabajo abiertos silenciosos) y la capacidad de trabajar desde casa u otras ubicaciones remotas, con horarios de trabajo flexibles (llamados “Nuevas formas de trabajo” o NWW). Los 73 trabajadores recibieron un cuestionario en línea durante la transición (proporción de respuesta 79%) y 60 (el número reducido de participantes no se explica en el documento) recibió un segundo cuestionario en línea seis meses después (proporción de respuesta 87%), con 39 trabajadores completando ambos cuestionarios. NWW se asoció con una mayor capacidad para trabajar con flexibilidad en tiempo y ubicación, con el 60% del tiempo de trabajo pasado en el edificio de oficinas y el tiempo restante en casa, viajando o trabajando en otro lugar. En comparación con el entorno tradicional, ahora cuando estaban en la oficina, los empleados trabajaban en el área abierta (61% de las veces), salas de reuniones y salas de equipo (38% del tiempo) o cabinas telefónicas (1% del tiempo). No hubo cambios en la colaboración, la satisfacción de los empleados o la idoneidad percibida del entorno para realizar tareas de trabajo. El intercambio de conocimientos disminuyó, pero esto no fue un cambio estadísticamente significativo. Las razones sugeridas por las que el cambio a un diseño de oficina flexible no proporcionaba los beneficios previstos eran que la NWW no se había aplicado plenamente o que, contrariamente a las expectativas, la NWW no era beneficiosa25.

También en los Países Bajos, se llevó a cabo una encuesta de postocupación cuando la Facultad de Arquitectura de la Universidad Tecnológica de Delft se trasladó de un edificio con oficinas individuales (después de que un incendio destruyó el edificio) a “Nuevas formas de trabajo”, incluyendo ‘ espacio de oficinas no territoriales. En el nuevo espacio, al personal administrativo se les asignaban escritorios personales, pero había escritorio compartido y una política de “escritorio claro” para el resto del personal. El espacio de almacenamiento personal era limitado, pero había espacio de almacenamiento compartido en las zonas comunes. Una encuesta en línea fue completada por 266 empleados (proporción de respuesta del 26%), y 83 empleados también completaron un diario de tres días que describe sus actividades diarias. En general, al comparar su nueva situación laboral con sus oficinas individuales anteriores, los empleados estaban menos satisfechos con su propia situación de trabajo.

Resultados preliminares de un estudio longitudinal sueco de 1.852 empleados de 16 a 64 años (proporción de respuesta 57%) tipo de oficina en la satisfacción del trabajo mostró que el hot-desking estaba asociado con puntuaciones estadísticamente significativamente más bajas.

Concentración

Un estudio transversal sueco de 1.445 individuos (69,5% de los 2.078 se acercaron para participar) en cinco organizaciones, examinó el impacto del tipo de oficina en la concentración. El estudio encontró que la concentración era mejor en oficinas individuales que en plan abierto. Las oficinas individuales se asociaron con los niveles más bajos de distracción.

Discusión

En nuestra revisión sistemática se constató que, en comparación con las oficinas individuales, la introducción de espacios de oficina compartidos o de planta abierta es notablemente coherente en sus consecuencias, y cada estudio reporta efectos perjudiciales en la salud de los empleados.1,17–30 Uno de ellos los estudios informaron que pasar a un espacio de trabajo compartido aumentó la flexibilidad en el tiempo y la ubicación del trabajo,25 y uno informó de mejores oportunidades para conversaciones informales.26 Estos fueron los únicos resultados positivos reportados y ninguno de los informes estadísticos importancia, mientras que otros estudios informaron que las oficinas de planta abierta estaban asociadas con una disminución estadísticamente significativa de las relaciones entre el equipo y los miembros,1 oportunidades de amistad estadísticamente significativamente más bajas que las oficinas individuales21 y una que cualquier beneficio del aumento de la interacción se adelanzó a las sanciones de aumento de los niveles de ruido y falta de privacidad.23 Aunque los estudios incluidos en este examen sistemático fueron observacionales, por lo que no se puede demostrar la causalidad, y algunos estudios tuvieron muestras pequeñas y/o proporciones de respuesta bajas, la coherencia de los hallazgos perjudiciales es impresionante. Si no hubiera consecuencias negativas de las oficinas de plan abierto en la salud, esa coherencia en los hallazgos sería muy improbable.

Nuestros hallazgos también son consistentes con los de revisiones anteriores.2,3,31 En su revisión sistemática, De Croon et al encontraron “pruebas sólidas de que trabajar en lugares de trabajo abiertos reduce la privacidad y la satisfacción laboral, y la evidencia limitada de que trabajar en lugares de trabajo abiertos intensifica la carga de trabajo cognitiva y empeora las relaciones interpersonales”.2 Los autores de esa revisión sistemática también advirtió que las oficinas de plan abierto pueden afectar negativamente a la rentabilidad de una organización, así como a las condiciones de trabajo y el bienestar de la oficina trabajadores.2 Oommen et al encontraron que “la evidencia de investigación muestra que los empleados se enfrentan a una multitud de problemas tales como la pérdida de privacidad, pérdida de identidad, baja productividad laboral, diversos problemas de salud, sobreestimulación y baja satisfacción laboral cuando trabajan en un plan abierto ambiente de trabajo.” 3 En su reciente revisión, Al Horr et al encontraron que el diseño de la oficina es uno de los factores más importantes que afectan a la productividad, a través de la distracción (efecto negativo en la productividad) o la interacción (efecto positivo sobre la productividad).31 Evitar la distracción es más oportunidades de interacción para los trabajadores que realizan tareas complejas, con la frecuencia de distracción más alta entre los ocupantes de oficinade planta abierta y la más baja en los ocupantes de una sola habitación31.

Las encuestas al personal que trabaja en oficinas de planta abierta han encontrado que, aunque la mayoría cree que los entornos de trabajo de planta abierta fomentan el trabajo en equipo, los encuestados no prefieren trabajar en oficinas de planta abierta. Las razones para no preferir entornos de trabajo de plan abierto incluyen la distracción, la dificultad para concentrarse y la pérdida de privacidad en las oficinas de planta abierta32 y, en un entorno universitario, la falta de privacidad, la falta de seguridad de los artículos personales y la información en un artículo compartido acceso a los estudiantes, dificultades para proporcionar asesoramiento a los estudiantes y efectos negativos de ruido y distracción en la concentración mental necesaria para preparar conferencias y aplicaciones de investigación.4,33 Uno de los hallazgos ilustrados en la siguiente cita era que la asignación de sólo algunos empleados a oficinas individuales puede enviar señales no deseadas sobre el orden social de la organización:

“Y lo que se queda en las gargantas de la mayoría de la gente es que las personas que abogan por un plan abierto no trabajan en ellas mismas. Para mí eso es doble rasero”.

Habida cuenta de los hallazgos coherentes de que los entornos de trabajo compartidos y de planta abierta afectan negativamente a la salud y la productividad de sus ocupantes, los beneficios financieros a corto plazo de los espacios de trabajo de planta abierta o compartidos deben equilibrarse con los daños de estos tipos de ausencia por enfermedad (que puede estar asociada con la transmisión más fácil de agentes infecciosos en espacios de planta abierta, así como los impactos en el bienestar psicológico), menor satisfacción y productividad en el trabajo, y posibles amenazas reclutamiento y retención de personal. Los empleadores y los gerentes tendrán que considerar este desequilibrio de beneficios y daños a la hora de tomar decisiones sobre el diseño del lugar de trabajo, y deben reconocer que el diseño del lugar de trabajo afecta a las personas de manera diferente según sus características personales y el tipo de trabajo lo hacen, con oficinas de planta abierta particularmente perjudiciales cuando el trabajo requiere altos niveles de concentración.9,21,34,35 Un enfoque de “talla única para todos” no es suficiente.

Cuando se tome la decisión de introducir entornos de trabajo compartidos o de plan abierto, debe reconocerse que se trata de una decisión basada en los costos en lugar de una iniciativa para mejorar las condiciones de trabajo o la productividad.6,8,14 Los empleadores y gerentes deben ser honestos sobre esto, y no debe afirmar que habrá beneficios para los trabajadores de cambiar a espacio de oficina compartido, porque, como muestran esta y anteriores revisiones, existen pocas pruebas de tales beneficios.En lugares de trabajo de planta abierta donde el personal maneja documentos confidenciales; tales como registros de salud, datos de investigación con información personal identificable, o datos identificables del paciente, se requieren maneras de evitar contravenir los requisitos del comité de ética y la legislación de salud y privacidad pertinente.

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Las conclusiones de este examen sistemático tienen repercusiones para la salud pública de la fuerza de trabajo de Nueva Zelandia. Las decisiones sobre el diseño del lugar de trabajo deben incluir sopesar los beneficios financieros a corto plazo de los espacios de trabajo compartidos o de planta abierta frente a los daños significativos, como el aumento de la ausencia por enfermedad, la menor satisfacción y productividad en el trabajo, y las posibles amenazas reclutamiento y retención de personal.

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